Huishoudelijk reglement
Voor het gebruik van Ontmoetingscentrum Halleman
Onderhavig reglement is een werkinstrument, om het gebruik van Ontmoetingscentrum Halleman onder strikte voorwaarden te reglementeren.
ALGEMENE BEPALINGEN
1. Ontmoetingscentrum Halleman wordt beheerd door de vzw Vereniging Parochiale Werken afdeling Halle-Booienhoven .
2. Een afgevaardigde van de gemeenteraad neemt deel aan de vergaderingen en behartigt de belangen van de stad.
3. De vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven engageert zich jaarlijks alle verenigingen van Halle-Booienhoven uit te nodigen.
4. De vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven heeft het recht de prijzen van gebruiksvergoeding, alsmede drankprijzen en energiekosten aan te passen.
5. Indien de gebruiker een activiteit wil organiseren die de levensbeschouwelijke overtuiging van de eigenaar van het gebouw laakt, hetzij door enig woord, daad of publicatie die rechtstreeks verband houdt met de in te richten activiteit, kan het gebruik van de infrastructuur geweigerd worden.
6. Ontmoetingscentrum Halleman omvat volgende infrastructuur :
- Polyvalente zaal met podium
- Keuken (wordt niet afzonderlijk verhuurd)
- Vergaderzaal INKOM (wordt niet afzonderlijk verhuurd op zaterdag, zondag of op feestdagen, ook niet in combinatie met de keuken)
- Vergaderzaal LOKAAL ZWAM. Alle dagen beschikbaar. In combinatie met de keuken kan enkel van maandag tot en met donderdag.
7. De gebruiksovereenkomst geeft recht op het gebruik van de beschreven lokalen inclusief sanitaire blok, (Klik op LEES MEER)
beschikbare meubilair, desgevallend keukenmateriaal en het gebruik van verlichting en verwarming. De overeenkomst loopt op de huurdatum van 10.00 uur tot 05.00 uur van de daaropvolgende dag.
8. Het ter beschikking stellen aan derden is nooit toegelaten, ook niet als deze gratis is, en geeft aanleiding tot vernietiging van het contract.
9. De vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen die voorkomen gedurende de periode van gebruik van het ontmoetingscentrum en de bijhorende installaties. De vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven kan evenmin aansprakelijk gesteld worden voor diefstal en/of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de gebruiker van het ontmoetingscentrum.
10. De gebruiker is steeds verantwoordelijk voor de burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid. In deze zin is de gebruiker steeds verantwoordelijk voor de schade aangebracht aan het gebouw en aan het materiaal,zowel door hemzelf,zijn medewerkers als door zijn publiek aangebrachte schade. De verantwoordelijkheid geldt voor alle schade aangebracht voor, tijdens, en na of tengevolge van de activiteit, die door de gebruiker is georganiseerd.
11. De toegang tot het technisch lokaal is voor iedereen, uitgezonderd de zaalverantwoordelijke, verboden. De toegangsweg (buiten) tot de zaal en de aanpalende gebouwen als klooster en voetbalkantine, is tevens een evacuatieweg en deze blijft dus ten allen tijde vrij voor toegang van de hulpdiensten. De toegangsweg tot het voetbalveld blijft ten allen tijde vrij.
12. In het ontmoetingscentrum worden maximum 265 personen toegelaten. In vergaderzaal Zwam zijn dit 65 personen.
RESERVERINGEN
1. Indien je ontmoetingscentrum Halleman op voorhand wenst te bezichtigen dien je eerst contact op te nemen met de zaalverantwoordelijke.
2. Verenigingen uit Halle-Booienhoven genieten het voorkeurrecht bij gelijktijdige benutting van het gemeenschapscentrum.
3. Het bestuur heeft het recht om aanvragen van privépersonen en verenigingen van buiten Zoutleeuw te weigeren, wanneer het aantal verhuringen te veel dreigt te worden. Privépersonen en verenigingen uit Zoutleeuw krijgen steeds de voorkeur op privépersonen en verenigingen van buiten Zoutleeuw.
4. De reservering dient te gebeuren middels het reserveringsformulier, te verkrijgen bij de zaalverantwoordelijke of te downloaden via de website www.halleman.be. De reservatie kan ook via het online reservatieformulier, na bevestiging van de zaalverantwoordelijke.
5. Reserveringsformulieren zijn slechts geldig indien ze behoorlijk zijn ingevuld en ondertekend door de verantwoordelijke van de organiserende partij of vereniging. Een online reservatieformulier is pas geldig indien het formulier volledig is ingevuld en wanneer u de bevestigingsmail van de zaalverantwoordelijke ontvangt. Deze persoon treedt tevens op als aanspreekpunt bij het gebruik van het ontmoetingscentrum.
6. De vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven kan in uitzonderlijke gevallen beslissen om ontmoetingscentrum Halleman gratis ter beschikking te stellen. Het kan tevens een afwijking toestaan van het normale tarief voor bijzondere activiteiten.
7. Op elke aanvraag dient een gedetailleerde omschrijving ingevuld te worden van de geplande activiteit.
8. Bij de reserveringsperiode dient volgende termijn in acht genomen te worden.
- Beide vergaderzalen : 2 weken op voorhand
- Polyvalente zaal : 8 weken op voorhand
Na de aanvraag ontvang je als gebruiker een reserveringsbevestiging met een overzicht van de te betalen gebruikskosten en waarborg. De reservering -of emailbevestiging bij online reservatie- wordt pas definitief na betaling van de waarborg. De vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven kan beslissen om af te wijken van de reserveringsperiode. (bv. Bij een koffietafel t.g.v. begrafenis)
9. Iedere ondertekenaar en gebruiker van het ontmoetingscentrum wordt verondersteld op de hoogte te zijn van het huishoudelijk reglement en dit ook na te leven.
10. Indien mocht blijken dat de gebruiker verkeerde informatie doorgeeft bij reservering, of zich niet conform de reglementering gedraagt kan de gebruiksovereenkomst eenzijdig verbroken worden. De vzw Vereniging Parochiale Werken afdeling Halle-Booienhoven kan echter op geen enkele manier verantwoordelijk worden gesteld voor kosten ten gevolge van deze annulatie.
11. Sleutels worden slechts afgegeven op de dag van de activiteit op het afgesproken uur met de zaalverantwoordelijke. Het afleveren van de sleutels gebeurt na controle en ondertekening van de inventaris op de afgesproken data en uur vermeld in gebruiksovereenkomst. De huurperiode loopt van 10.00 uur tot 05.00 uur van de daaropvolgende dag.
12. Indien de gebruiker de gebruiksovereenkomst annuleert tot en met een termijn van 14 dagen voor de geziene gebruiksperiode, wordt de waarborgsom volledig teruggestort, indien de annulering gebeurt tot een termijn van 7 dagen voor de voorziene gebruiksperiode dan wordt de waarborgsom teruggestort voor de helft, latere annuleringen kan aanleiding geven tot inhouding van de waarborgsom. De annulering wordt enkel afgehandeld met de zaalverantwoordelijke (GSM OC Halleman 0497 63 94 66 of per e-mail aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.)
13. Wanneer door overmacht het ontmoetingscentrum niet ter beschikking van de gebruiker kan gesteld worden kan de gebruiksovereenkomst door de vzw Vereniging Parochiale Werken afdeling Halle-Booienhoven worden opgezegd, zonder verantwoordelijk te zijn voor de daarmee gepaard gaande gevolgen voor de gebruiker. In geen geval heeft de gebruiker recht op enige schadevergoeding wegens een dergelijke opzegging. Vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven stelt de gebruiker zo vlug mogelijk op de hoogte.
14. Indien de zaal meer dan 6 maanden bij voorbaat gehuurd wordt zal de afrekening van het resterende saldo berekend worden met de dan geldende eventuele nieuwe huurprijzen. De drankprijzen worden altijd gerekend aan de verkoopprijs van het moment van de activiteit.
CONTACTPERSOON
Zaalverantwoordelijke : GSM OC Halleman 0497 63 94 66
VOOR DE ACTIVITEIT
1. De gebruiker is zelf gehouden tot de betaling van alle mogelijke taksen, belastingen,auteursrechten,billijke vergoeding e.d. verbonden aan de activiteit. Hij verbindt zich er tevens toe de geldende wetten o.a. m.b.t. leeftijdsgrens, geluidsoverlast en openbare orde na te leven.
2. Het ophangen van reclame, affiches enz. van welke aard ook dient steeds te gebeuren in overleg met de zaalverantwoordelijke en mag enkel in de daartoe voorziene houders.
3. Het in gereedheid brengen van de lokalen gebeurt volgens afspraak met de zaalverantwoordelijke maar mag nooit een voorgaande of volgende activiteit storen.
4. De gebruiker informeert zich vooraf over de werking van brandhaspels, poederblusapparaten, nooduitgang en noodverlichting.
5. Alle schikkingen die niet voorzien zijn in dit reglement,dienen vooraf besproken te worden met de zaalverantwoordelijke.
TIJDENS DE ACTIVITEIT
1.Het is verboden om ramen, deuren, muren, vloeren enz. te benagelen,te beplakken en/of te beschrijven. Er mag geen enkel hechtingsmiddel (o.a. plakband, nietjes, …) aangebracht worden. Het is ten strengste verboden enig materiaal aan het plafond vast te maken. Het gebruik van licht ontbrandbare materialen of andere materialen die een verhoogd risico voor de brandveiligheid inhouden zijn strikt verboden.
Het beschikbare meubilair is niet weerbestendig en daarom uitsluitend bedoeld voor gebruik IN het gebouw.
Kaarsen in schalen mogen ook buiten niet gebruikt worden o.w.v. beschadiging door kaarsvet.
2. Bijkomende elektrische leidingen dienen genormaliseerd te zijn en voldoen aan de wettelijke reglementeringen.
3. De huurder kan de verwarming deels zelf bedienen. De ketels worden aangezet door de zaalverantwoordelijke. De huurder moet de sturing voor de ketels (ruimtethermostaat + pompen) van de ruimtes (inkom en/of zaal) zelf AANZETTEN en UITSCHAKELEN. In de inkomhal is er ook een luchtgordijn boven de inkomdeur, dat bediend kan worden door de huurder. De richtlijnen worden gegeven door de zaalverantwoordelijke of zijn terug te vinden op het infopaneel.
Er is ook een ventilatiesysteem aanwezig. Het ventilatiesysteem in de toiletten werkt op de lichtschakelaars. De plafondventilators in de zaal kunnen worden bediend met een schakelaar in de zaal. Deze plafondventilatoren kunnen koelte brengen (zomer) of de warmte naar beneden blazen (winter).De zaalverantwoordelijke zal de ventilatoren in de juiste stand zetten.
Er zijn ook 2 grote ventilators voor fuiven: één ventilator die lucht aanzuigt en één ventilator die lucht uitblaast. Beiden hebben een snelheidsregelaar.
4. De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden. De gebruiker is absoluut verplicht de nooduitgangen open te sluiten en een vrije doorgang via de nooduitgang te voorzien. Het is derhalve verboden de nooduitgangen af te schermen of er obstakels voor te plaatsen. Alle handelingen die de wettelijke voorzieningen inzake brandveiligheid in het gedrang brengen zijn verboden. De nooduitgang kan ook niet gebruikt worden als bijkomende ingang van personen.
5. De gebruiker zal de ruimte en de buurt beheren als een goede huisvader d.w.z.
Hij ziet erop toe dat het publiek enkel de publieke ruimte kan betreden
Geen activiteit zal organiseren die een inbreuk zijn op de openbare en goede zeden
De buurt niet gestoord wordt. Daarom wordt de nooduitgang langs de toog niet gebruikt als inkomdeur en blijft deze steeds dicht!
De openbare weg en inrit naast het ontmoetingscentrum vrij blijft voor doorgaand verkeer en hulpdiensten
Het maximum toegelaten publieksaantal niet overschreden wordt
De beplanting en meubilair van de voortuin gerespecteerd wordt
De gebruiker houdt rekening met de bepalingen zoals vermeld in de Politiecodex onder punt 3.3 (0rganisatie bals en optredens) en 4.6 (Geluidshinder vanwege muziek in openbare inrichtingen). Deze bepalingen zijn terug te vinden op de onze website.
6. Elke gebruiker dient steeds vrije toegang te verschaffen aan de zaalverantwoordelijke, en dit op iedere tijdstip.
7. Om geluidshinder te voorkomen dienen de deuren naar buiten (toegangsdeuren en nooduitgangen) dicht te blijven. De geluidssterkte moet beperkt blijven tot de geluidswaarden die bij wet bepaald zijn. Niet naleving kan tot stopzetting van de activiteit leiden.
8. Bij sommige activiteiten moeten de dranken geserveerd worden in plastieken bekers. OC Halleman brengt de organisatoren hiervan op de hoogte.
9. De gebruiker ziet erop toe dat het rookverbod in O.C. Halleman wordt nageleefd. Eventuele boetes zijn ten zijne laste.
10. O.C. Halleman beschikt in de polyvalente zaal over een geluidsinstallatie die gratis ter beschikking wordt gesteld. Deze installatie wordt NIET gebruikt door DJ’s. Voor bals, danspartijen bij feesten moet de huurder een eigen geluidsinstallatie voorzien. Niet naleving kan tot stopzetting van de activiteit leiden.
In lokaal Zwam is er ook een geluidsinstallatie, hiervoor wordt een vergoeding van 25 UUR aangerekend.
Beschadiging van beide geluidsinstallaties is volledig ten koste van de huurder!
DRANKVERBRUIK
1.De gebruiker heeft kennis van het exclusiviteitscontract van de drankenhandelaar wat betreft de drankenleveringen, uitgezonderd koffie en wijnen. Dit betekent dat de gebruiker verplicht is alle dranken van het ontmoetingscentrum af te nemen (ook fruitsappen). Enkel voor wijnen, soepen en koffie wordt hierop een uitzondering gemaakt.
Indien wordt vastgesteld dat de gebruiker desondanks dranken schenkt die niet afgenomen worden van het gemeenschapscentrum zal een schadevergoeding aangerekend worden van 250 euro, vermeerderd met de overeenstemmende schade die het ontmoetingscentrum heeft geleden.
2. Wanneer u als gebruiker gebruiksvergoeding betaalt voor het ontmoetingscentrum, betaalt u de drank afzonderlijk en zal u na de activiteit van de vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven een afrekening voor het drankverbruik ontvangen.
3. Bestellingen van drank voor grote activiteiten worden door de gebruiker minstens één week op voorhand aan de zaalverantwoordelijke doorgegeven. OC Halleman doet zelf de nodige bestelling bij de brouwer, maar kan echter niet verantwoordelijk gesteld worden voor eventueel dranktekort tijdens de activiteit.
4. Sponsoring van dranken mag enkel mits akkoord van OC Halleman. Wanneer er drank gesponsord wordt, moet dit altijd gebeuren via de brouwer van OC Halleman. De gesponsorde drank wordt (samen met de niet-gesponsorde dranken) aangerekend op de factuur. U kan de waarde van de gesponsorde drank via onze brouwer recupereren.
5. De inventaris wordt verplicht voor aanvang en na de activiteit opgemaakt en ondertekend voor akkoord.
6. Ontmoetingscentrum Halleman beschikt over een ingerichte toog met de nodige voorraad glazen. De tapinstallatie wordt bediend door een tapper naar keuze. Hij zorgt voor de goede gang van zaken achter het buffet. Bij problemen met de tapinstallatie of met de kwaliteit van de tonnen bier moet steeds de zaalverantwoordelijke verwittigd worden.
7. De gebruiker staat zelf in voor het bijvullen van de koelkasten. Na gebruik worden lege flessen gesorteerd per soort en in de juiste kratten geplaatst.
8. Bij gebruik van bier in op vat wordt steeds een volledig vat verrekend. Begonnen flessen worden aangerekend als volledig verbruikt.
9. Drankverbruik in de vergaderzalen: hier gelden dezelfde tarieven als in de polyvalente zaal.
NA DE ACTIVITEIT
1. Het poetsen van het ontmoetingscentrum wordt uitgevoerd door vzw VPW Parochiale Werken, hiervoor een vergoeding aangerekend die in verhouding staat tot de gehuurde lokalen. Bij elke activiteit wordt van de gebruiker verwacht de zaal in onberispelijke staat achter te laten. De zaal wordt altijd volledig opgeruimd. Wanneer de gehuurde ruimtes niet zijn opgeruimd en tafels en stoelen niet zijn teruggeplaatst zoals vermeld in het HR en/of de richtlijnen, wordt hiervoor 50 EUR per uur aangerekend. Dit wordt van de waarborg ingehouden.
2. Er wordt op toegezien dat alle zwerfvuil uit de voortuin verwijderd is.
3. De gebruiker wast en droogt af al het klein materiaal (inclusief glazen) en bergt het in de daartoe voorziene ruimten.
4. De gebruiker is verantwoordelijk voor het doven van de lichten, terugplaatsen van de tafels en stoelen op de voorziene plaatsen en het wegnemen van alle persoonlijke toestellen. Hij staat tevens in voor het sluiten van buitendeuren.
5. Afval dient gesorteerd te worden, lege flessen dienen door de gebruiker zelf naar de glascontainer gebracht te worden. Papier en karton worden eveneens meegenomen door de huurder. Voor het restafval stelt OC Halleman afvalzakken van 100 L ter beschikking. Hiervoor wordt 5 EUR per zak aangerekend. Het restafval mag uiteraard ook door de huurder meegenomen worden.
6. De zaalverantwoordelijke zal de dag na de activiteit op het afgesproken uur met de gebruiker de controle van de ruimte uitvoeren en het drankverbruik noteren. De gebruiker stelt de zaalverantwoordelijke op de hoogte van eventuele defecten en schade. Na ondertekening van akkoord door beide partijen wordt de sleutel afgegeven aan de zaalverantwoordelijke.
7. Elke schade door de gebruiker aangebracht, dient aan de zaalverantwoordelijke gemeld te worden. De herstellingskosten worden volledig gedragen door de gebruiker, dit houdt in dat deze in mindering gebracht worden van de waarborgsom. Meerkosten zullen bij de afrekening geteld worden.
8. Reserveringen,overeenkomsten,betalingen,… gebeuren steeds met een persoon die ter persoonlijke titel of uit hoofde van de vereniging verantwoordelijk is.
GEBRUIK VAN DE KEUKEN
1. Alvorens de keuken wordt gebruikt is de gebruiker verplicht:
- De inventaris van het beschikbare materiaal te controleren. Indien hij hier opmerkingen op heeft dient hij die voor het in gebruik nemen van de keuken te melden aan de zaalverantwoordelijke.
- De gebruiksaanwijzing betreffende de werking van de apparaten te lezen en toe te passen.
- Te controleren of alle apparaten in de keuken in goede staat zijn op het ogenblik van ingebruikname. Is dit niet het geval dan meldt hij dit voor zijn activiteit aan de zaalverantwoordelijke.
De gebruiker verbindt er zich toe de kosten, voor de beschadiging of het verlies van de gebruikte materialen en/of apparaten, voor zijn rekening te nemen.
2. De keuken, alsmede het bestek, kookmateriaal, apparaten en ovens dienen onmiddellijk na gebruik volledig gepoetst te worden en op hun plaats gezet worden. De materialen van de keuken mogen niet buiten het ontmoetingscentrum gebruikt worden.
3. De gebruiker kan gebruik maken van de 2 friteuses. Deze hebben elk een inhoud van 8 liter. Er mag enkel OLIE worden gebruikt, want meteen na gebruik moet de gebruiker de eigen olie aflaten, mee naar huis nemen en de friteuses schoonmaken.
Er is tevens een vaatwasser beschikbaar voor de huurder. De vaatwasser wordt gebruikt volgens de richtlijnen die aan de muur zijn bevestigid, boven de vaatwasser. Om een goed resultaat te bekomen wordt zeer vuile vaat best gereinigd met de waterslang boven de afwastafel.
4. De inox werktafels, wastafels en alle gebruikte toestellen worden grondig gepoetst door de huurder. Enkel de vloer van de keuken wordt gepoetst door OC Halleman.
5. Keukenhanddoeken worden door de gebruiker zelf meegebracht.
6. In de keuken bevindt zich een automatische brandblusinstallatie boven de friteuses, een brandblusapparaat en een branddeken. De gebruiker bevestigt kennis genomen te hebben van de plaats en het gebruik van deze apparaten.
7. In de directe omgeving van keukentoestellen mogen geen licht ontvlambare materialen aanwezig zijn.
AFREKENING
Alle betalingen gebeuren via overschrijving op rekeningnr. 734-3270765-31 van vzw VPW afdeling Halle-Booienhoven, Dungelstraat 15 te 3440 Zoutleeuw, uiterlijk 14 dagen na factuurdatum.
Betwistingen van de afrekening moeten schriftelijk gebeuren ten laatste 7 dagen na factuurdatum.